В условиях жесткой конкуренции снижение издержек остается главным приоритетом для организаций. Текущая экономическая ситуация также заставляет компании искать новые способы снижения затрат без ущерба для качества своей продукции или услуг. Автоматизация процессов является одним из огромных технологических достижений, которые помогут компаниям достичь лучших результатов во многих областях.
Выбор процессов для автоматизации
Когда нужно решить, какие процессы автоматизировать, можно выбрать рутинные задачи. Они занимают большую часть рабочего времени, а значит они являются лучшими кандидатами на автоматизацию. Затраты снизятся, если автоматизировать следующие процессы:
- график исходящих платежей;
- проверка и сбор счетов поставщиков;
- работа с запросами потребителей;
- обработка заказов на продажу;
- ввод и сбор данных в систему бизнеса;
- создание счета для потребительских покупок;
- отслеживание отгрузок и управление логистикой.
Преимущества использования технологии для сокращения издержек
Бизнес-преимуществ автоматизации процессов с помощью технологических решений много. Наиболее важными являются:
Оптимизация рабочего времени сотрудников
Одно из основных преимуществ автоматизации заключается в том, что она позволяет выполнять повторяющиеся и трудоемкие задачи, такие как ввод информации в базы данных или выставление счетов.
Многие работники перегружены этими задачами и не заинтересованы в их выполнении, а автоматизация позволяет им сосредоточиться на более значимых и увлекательных задачах.
Ускорение процессов
Ускорение процессов напрямую отражается на снижении затрат. На первый взгляд это может показаться небольшой цифрой, но когда становится заметно 250-процентное снижение на счет-фактуру, экономия действительно значительна.
Чем меньше времени затрачивается на процесс, тем меньшее влияние он окажет на конечный результат.
Получение более точных данных
Без точного представления о состоянии финансов компании не совсем возможно принимать разумные финансовые решения в будущем.
Автоматизация работает намного быстрее и ведет записи по каждому проекту, счету, отчету и т. д. Это обеспечивает мгновенный доступ к наиболее точным доступным данным, что позволяет более точное финансовое прогнозирование и эффективное управление капитальными проектами.
Повышенная мобильность и эффективность
Во многих отраслях сотрудники выполняют свои задачи из офиса. А всё потому, что им нужно конкретное устройство для выполнения определённых задач в ручную. Однако с автоматизацией всё меняется.
Согласно первому пункту, сотрудникам больше не нужно выполнять задачи вручную, что позволяет им работать и получать доступ к необходимой информации из любого удобного для них места и с любого устройства.
Улучшенный клиентский опыт
Автоматизация также является синонимом гибкости в работе с клиентами. Эти процессы открывают двери для более активного участия клиентов и более прозрачного и прямого общения.
Как автоматизация снижает затраты?
Рассмотрим, как можно реализовать автоматизацию бизнес-процессов в компании:
Отправка автоматических сообщений об обновлениях. Это один из лучших способов поддерживать вовлеченность клиентов и более плавное общение. Кроме того, их можно запрограммировать таким образом, чтобы наилучшим образом удовлетворить потребности каждого конкретного случая.
Программное обеспечение Интернета. Многие компании используют онлайн-платформы, такие как программное обеспечение для бухгалтерского учета, аналитической отчетности и т. д. Это облегчает работникам поиск необходимой информации из любого места и без потери времени.
Дополнительные функции отчетности. Многие системы имеют функции отчетности, встроенные в автоматизированные процессы, что позволяет программе легко создавать отчеты, позволяющие отслеживать сроки проекта, учет или любую другую информацию.
Возможности обзора. Добавляя обзоры на каждой контрольной точке, будет больше шансов на успех, так как появятся больше инструментов, чтобы найти, где произошли сбои, и исправить их в будущем.
Создание индикаторов. Это один из самых ценных инструментов, поскольку если проект истекает по времени или числа не совпадают с правильным числом, вы будете уведомлены об ошибке с помощью предупреждения. Это позволяет избежать как человеческих, так и системных ошибок.
Встроенные клиентские порталы. Они позволяют клиентам напрямую входить в систему и вносить свой вклад через дискуссионные форумы или добавлять файлы и комментарии, необходимые для завершения проекта.
Преобразование бэк-офиса. Автоматизированные решения, применяемые к учетным записям, используют искусственный интеллект (далее ИИ) и оптическое распознавание символов (англ. optical character recognition, OCR) для замены ручной обработки счетов и задач оплаты. Это обеспечивает видимость статуса платежа в режиме реального времени и улучшает управление потоком платежей и принятием решений.
Чат-боты. Боты с автоматическим ответом являются одними из лучших союзников для веб-сайта компании, независимо от отрасли. Они могут предоставлять услуги круглосуточно и без выходных, привлекать потенциальных клиентов, оптимизировать команду людей и улучшать имидж бренда.
Мобильные приложения. Со смартфонами, которые так широко используются в нашей работе и личной жизни, получить то, что вам нужно, можно одним щелчком мыши через приложение. Контроль времени и процессов можно легко обновлять с помощью мобильного телефона, что делает их лучшей альтернативой традиционным карандашу и бумаге.
Умная укладка стен. В основном предназначена для розничной торговли и производственного сектора, это очень эффективный способ сократить количество операций при обработке заказов, требующих комплектования, упаковки и доставки товаров.
Влияние информационных технологий на рабочие места
Если автоматизация и другие технологии так хороши, то значит это может привести к безработице? Существуют некоторые разногласия по поводу будущего чистого влияния этих технологий на занятость, но большинство исследователей в целом согласны с тем, что почти все профессии в конечном итоге будут затронуты. Хотя некоторые экономисты придерживаются иного мнения.
В течение нескольких десятилетий ожидания относительно безработицы стали предметом всеобщего обсуждения, и они постоянно оказывались ошибочными. В конце 1920-х и 30-х годов произошел внезапный рост автоматизации, когда машины начали ожидать командования на фермах и на перерабатывающих предприятиях.
Люди, которые поддерживают и разрабатывают технологии, имеют рабочие места. В настоящее время большинство новых инноваций могут обеспечивать занятость во многих отношениях, поскольку новые отрасли промышленности основаны на технологиях. В любом случае обстоятельством, которым пренебрегают, является окольное влияние трудосберегающих разработок. Как мы знаем, когда предприятия могут делать больше с меньшими затратами, они могут расширяться, т. е. добавлять новые продукты, а также открывать новые филиалы.
Да, ИИ, автоматизация и подобные различные разработки по большей части призваны доминировать и порой могу заменять целую профессию, но они так же создают и новые занятия. Банкоматы являются лучшим примером этого. Когда в 1980-х годах они были представлены, считалось, что банковские служащие быстро перестанут существовать. Со временем в каждом отделении банка стало использоваться меньше кассиров. Тем не менее банкоматы удешевили работу в банковских отделениях, что привело к открытию большего количества банковских отделений.
Когда было запущено программное обеспечение для работы с электронными таблицами, оно уволило 2 млн. клерков. Однако это также создало миллионы новых рабочих мест в виде бухгалтеров и т.д. Из двух приведенных выше примеров мы можем сказать, что это положительное влияние автоматизации на занятость.
Таким образом, автоматизация не только не вредит занятости, но и позволяет сэкономить деньги компании, снизить расходы на процессы, облегчить нагрузку на ресурсы и обеспечить команде адекватный баланс между работой и личной жизнью.
Плюс может помочь автоматизировать необходимые для вашей компании процессы с помощью решений Customer Intelligence Suite (CIS) и Digital Onboarding Portal (DOP). Данные решения используют последние достижения ИИ и машинного обучения, которые обеспечивают полную автоматизацию таких процессов, как регистрация клиентов, отслеживание, оценка и мониторинг данных, интеграция многолокальных банковский услуг и т.д. То есть наши продукты могут считывать KPI и прочие показатели, тем самым помогая работать администраторам, проверяющим заявки на открытие счетов банка, статистикам или аналитикам.