Определение понятия систем управления персоналом или HR-систем содержит два смысла:
1. широкий смысл - система, в которой реализуются функции управления персоналом организации;
2. узкий смысл - это программное обеспечение (далее ПО), которое позволяет сделать данные процессы более понятными и эффективными.
В данной статье речь будет идти о системе, как о программном обеспечении.
Программное обеспечение для управления персоналом – это цифровое решение для управления и оптимизации ежедневных задач управления персоналом и общих целей организации в области управления персоналом. ПО для управления персоналом позволяет сотрудникам отдела кадров и менеджерам лучше распределять свое время и ресурсы для более продуктивной и прибыльной деятельности.
Технология программного обеспечения для управления персоналом прошла долгий путь с тех пор, как в 1970-х годах компьютеры впервые стали использоваться для управления данными о человеческих ресурсах. Системы управления персоналом стали более доступными для корпоративных клиентов в 1980-х годах, а появление веб-приложений в 1990-х годах сделало ПО управления персоналом еще более распространенным. В настоящее время большинство новых систем являются облачными, легко интегрируются с другими программами управления данными и без затруднений настраиваются в соответствии с потребностями, целями и бюджетом отдельной организации. Иными словами, в настоящее время существует программное решение управления персоналом для организаций любого размера и типа.
Функции HR-систем
Универсального программного обеспечения для управления персоналом не существует. Различные отрасли и предприятия сталкиваются с многообразными проблемами в своих отделах кадров.
В то время как некоторые компании хотят чего-то надежного и стабильного для расчета заработной платы и льгот, другие ищут надежную систему для найма, отслеживания и адаптации тысяч новых сотрудников каждый месяц.
Тем не менее, от программного обеспечения для управления персоналом ожидают определенных основных функций, которые могут помочь при выборе наиболее идеального ПО управления персоналом для вашего бизнеса.
Вот основные функции, помогающие найти лучшее ПО, которое может оказать положительное влияние на рабочий процесс:
Управление заработной платой и льготами
Большинство программных решений для управления персоналом включают в себя начисление заработной платы (далее ЗП) и льготы. Они позволяют управлять расчетом ЗП непосредственно через платформу.
Стоит отметить, что в связи с тем, что HR и заработная плата часто неразделимы, большинство менеджеров по персоналу ищут комплексное решение, которое включает в себя и то, и другое.
Если у в компании уже есть решение для расчета ЗП, можно поискать ПО управления персоналом, которое можно интегрировать с уже имеющийся системой. Сотрудникам и HR-команде будет удобнее иметь доступ ко всему с единой платформы.
Автоматизация
Одно из самых больших упрощений, предоставляемых системами управления персоналом, – это автоматизация повторяющихся задач для повышения эффективности.
Есть смысл искать программное обеспечение, которое автоматизирует и устраняет ручной труд. Например, некоторые HR-инструменты автоматизируют отслеживание нерабочих дней, налогов и др. Организация сэкономит много средств и времени в долгосрочной перспективе.
Размер компании (малый/средний/предприниматель)
Еще одним фактором, который может помочь найти наиболее подходящее ПО для организации, является размер бизнеса.
HR нуждается в изменениях в зависимости от количества сотрудников и размера компании. Например, малый бизнес с 15 сотрудниками не будет иметь точных потребностей в персонале предприятия с 2 тыс. сотрудников.
Более крупные организации могут иметь более сложные потребности в области управления персоналом и требовать больше функций от системы управления персоналом. С другой стороны, малым предприятиям часто не нужны все функции, предлагаемые некоторыми комплексными решениями для управления персоналом.
Кроме того, не стоит забывать, что многие платформы взимают плату каждый месяц за каждого сотрудника.
Самообслуживание
Портал самообслуживания сотрудников является обязательным в современном мире.
Он позволяет персоналу получать доступ к важной информации без необходимости в звонках, электронных письмах, сообщениях или посещении отдела кадров. Портал сильно экономит время как сотрудникам, так и администрации.
Наконец, есть смысл убедится, что выбранное программное обеспечение соответствует целям и задачам компании.
Мобильный доступ
У хорошего программного обеспечения для управления персоналом есть бесплатное мобильное приложение.
Это приложение можно использовать на стороне для использования инструментов самообслуживания, которые упоминались ранее. Кроме того, это может быть полезно с административной стороны.
Мобильное приложение для HR-программы делает некоторые обязанности более не привязанными к физическому офису. Менеджеры по персоналу могут просматривать, управлять, отслеживать и выполнять задачи в режиме реального времени из любого места.
Типы HR-программ
Существуют различные типы программного обеспечения для управления персоналом, которые служат организациям для достижения разных целей. Некоторые из них приведены ниже с их основными характеристиками:
Система отслеживания кандидатов (сокращ. на англ. ATS) – это программное обеспечение для подбора персонала, которое упрощает процесс найма в организации. Обычно он управляет такими задачами, как хранение данных о кандидатах на работу, размещение вакансий на нескольких досках объявлений и проверка заявок на предмет потенциальных совпадений с вакансиями при одновременном снижении затрат на подбор персонала.
Платформа управления эффективностью предназначена для специалистов по персоналу, менеджеров и сотрудников, чтобы оценивать навыки сотрудников, ставить цели производительности и отслеживать их улучшения, чтобы стимулировать обучение сотрудников.
Ввод в должность: программное обеспечение для адаптации позволяет оптимизировать и отслеживать процесс введения новых сотрудников в организацию. Обычно он включает в себя электронные подписи, отслеживание обучения, опросы сотрудников и другие автоматизированные функции, чтобы гарантировать, что команда HR обеспечивает эффективный опыт адаптации новых сотрудников.
Информационная система управления персоналом (сокращ. на англ. HRIS) обеспечивает несколько функций управления персоналом, таких как набор и отслеживание кандидатов, управление заработной платой и льготами, хранение данных и профилей сотрудников, соблюдение нормативных и правовых требований и т. д.
HRIS может быть отдельным программным обеспечением, которое можно интегрировать с дополнительными HR-приложениями, или центральной базой данных в комплексной программной системе HR.
Вовлеченность сотрудников: платформа, которая помогает улучшить индивидуальное и командное взаимодействие. Вовлеченность сотрудников достигается за счет обратной связи, коучинга, аналитики и ежедневных рабочих приоритетов.
Преимущества HR-систем
Точная отчетность
Единая онлайн-база данных по кадрам, которую легко обновлять, упрощает управление и использование кадровой информации. Отчеты доступны в режиме реального времени, а оповещения запускаются автоматически на основе KPI или других показателей.
Эффективные процессы
Ручные процессы, такие как подтверждение отпуска по электронной почте, тратят время впустую. Электронная почта теряется, права не обновляются, и все расстраиваются. Автоматизация потока согласований и обновление данных в режиме реального времени в режиме онлайн экономит всем время.
Соответствие законодательству
Лучшие системы управления персоналом обеспечивают соблюдение законодательства. Функции варьируются от общих инструментов, таких как отслеживание документов и электронные подписи, до конкретных функций. Например, для регистрации здоровья и безопасности или жалоб и дисциплинарных нарушений. HR-системы также должны обеспечивать удаление или анонимизацию данных.
Вовлечения сотрудников
Современные системы управления персоналом могут стать бесценным инструментом для вовлечения сотрудников. Лучшие системы действуют как коммуникационные центры. Они поддерживают связь сотрудников с компанией и друг с другом.
Безопасность данных
Законодательство о защите данных требует от компаний защищать данные сотрудников, где бы они ни находились. Электронные таблицы, электронные письма и бумажные формы трудно сохранить в безопасности. Специализированные системы управления человеческими ресурсами обеспечивают гораздо более безопасную среду.
Удаленная и гибридная работа
Онлайн-системы управления персоналом обеспечивают бесперебойную работу важных кадровых процессов, где бы ни находились сотрудники. Они также могут помочь организациям лучше координировать, управлять и мотивировать распределенную рабочую силу.
Экономия на издержках
Бумажные процессы занимают много времени и подвержены ошибкам. Даже для относительно небольшой компании это может быстро привести к тысячам фунтов потраченного впустую времени каждый год.
Инвестиции в современную и доступную систему управления персоналом сэкономят время, а время – деньги. Лучшие HR-системы также оказывают более широкое влияние на эффективность бизнеса. Например, помогая быстро выявлять проблемы отсутствия или производительности, улучшая удержание и помогая HR и линейным менеджерам принимать обоснованные решения о ресурсах и развитии.